Naplánujte s námi Vaši příští akci v inovativním formátu

Jaký formát je pro Vaši akci ten nejvhodnější?

Plánování akce v Praze nikdy nebylo snazší! Zde najdete vše, co potřebujete vědět pro výběr správného formátu akce - on-site, hybrid, multi-hub nebo čistě virtuální. Než se rozhodnete, který formát je ten pravý pro váš event, je důležité jasně pochopit výhody a nevýhody každého z nich.

Akce v místě konání (on-site či též face-to-face)

On-site eventy vyžadují přítomnost delegátů na stejném (nevirtuálním) místě a ve stejný čas. Ačkoliv jsou tedy náročné na organizaci, jejich benefity nelze především v oblasti networkingu a mnoha dalších ohledech nikterak nahradit skrze virtuální prostředí. Pojďme si jejich plusy a mínusy shrnout.

Výhody on-site akcí:

  • přináší dokonalé prostředí pro networking, brainstorming a společné řešení problémů, které umožňuje vyšší míru zapojení jednotlivých skupin účastníků;
  • vzhledem k několikadennímu trvání poskytují prostor pro hlubší řešení tématu a vytváří autentičtější prožitek z eventu;
  • nabízí příležitost „utéct“ z kanceláře a podporují kreativní a inovativní myšlení;
  • v neposlední řadě pomáhá vzájemná interakce mezi lidmi budovat dlouhodobé obchodní i společenské vztahy.

Nad čím je třeba se zamyslet při pořádání on-site akcí je jejich finanční náročnost (náklady na cestování, ubytování, AV služby, stravování, personál atd.) a vyhodnocení návratnosti investic, které může být v jejich případě náročnější než u virtuálních formátů. Zároveň jsou on-site akce náchylnější na měnící se environmentální a společenskou situaci v dané destinaci. Sem spadají kupříkladu stávky, teroristické útoky, přírodní katastrofy a podobně. Současně mají též vyšší dopady na životní prostředí v důsledku cestování.

Hybridní formát

Hybridní formát, jak název naznačuje, umožňuje účastníkům jak osobní přítomnost v místě akce, tak vzdálené virtuální připojení pro ty, kteří se z nějakého důvodu nemohou akce zúčastnit. V závislosti na nastavení a ceně mohou virtuální účastníci prohlížet prezentační snímky a slyšet přednášejícího v reálném čase prostřednictvím živého streamovaného videa, jehož záznam může být pro účastníky k dispozici i zpětně.

Se správnou technologií můžete:

  • synchronizovat obsah nebo ho naopak rozdělit tak, že jednotlivé skupiny obdrží zcela jiné informace;
  • předejít problémům s konstantně narůstající kapacitní náročností zejména větších kongresů;
  • navýšit počet delegátů o účastníky, kteří se v minulosti z různých důvodů nemohli zúčastnit.

Tento formát však vyžaduje dvojí úsilí, protože musíte naplánovat jak online, tak offline verzi akce. Vzhledem ke kombinací dvou formátů tak může dojít k navýšení nákladů na organizaci, vše však záleží na individuálním nastavení a poměru virtuálních a on-site účastníků. Tento formát je udržitelnější než standartní face-to-face meeting, protože do místa konání kongresu cestuje méně delegátů.

Photocredit: O2 universum

Praha, nejlepší destinace pro Váš Hub! (Multi-hub formát)

Uvažujete o uspořádání hybridní akce s více huby? Umístěte jeden z nich právě do Prahy! Praha je zakládajícím členem Hybrid City Alliance, která slouží jako kontaktní místo pro propojování měst a kontinentů za účelem vytvoření úspěšné globální hybridní akce s více huby po celém světě. Pražské konferenční prostory a poskytovatelé služeb pro Vás zajistí hladkou organizaci a průběh hybridních setkání s živým streamováním obsahu po celém světě.

Multi-hub eventy Vám umožní:

  • zpřístupnit akci pro účastníky, kteří by se jinak nemohli zúčastnit;
  • kombinovat výhody klasických a virtuálních akcí podobně jako hybridní formát;
  • snadněji získat řečníky z daného regionu a podporují vznik a šíření relevantního obsahu;
  • řešit globální i regionální problémy odlišné v jednotlivých hubech.

Vzhledem k vícero místům konání a propojení s živým vysíláním se může zvýšit finanční náročnost celého eventu. Zároveň je ale tento typ eventu šetrnější k životnímu prostředí, protože delegáti cestují na kratší vzdálenosti. S ohledem na vše výše zmíněné je multi-hubový přístup vhodný především pro globální mezinárodní konference.

Chcete zjistit více o Hybrid City Alliance a jejím fungování? Kontaktujte náš tým, který Vám poskytne veškerou asistenci týkající se Vaší multi-hubové akce.

Virtuální formát

Virtuální meetingy umožňují lidem po celém světě sdílet poznatky a data v reálném čase, aniž by byli fyzicky přítomni na stejném místě. Přestože kladou vysoké nároky na technické zázemí a přináší řadu nových výzev, obecně vyžadují méně pokročilé a časově náročné plánování než standartní on-site event.

Kromě výhod, které Vám nabízejí hybridní eventy, vám čistě virtuální akce:

  • uspoří náklady na dopravu, ubytování a stravu, naopak ovšem může zvýšit náklady na AV techniku;
  • zkrátí dobu plánování. Virtuální event umožňuje některé změny na poslední chvíli, plánovací fáze je kratší, ale o to detailněji musí být vše připraveno. Vytvoření detailního časového scénáře virtuální akce je nezbytné;
  • nabídne přesná data o chování účastníků, která jsou kdykoliv k dispozici a je možné s nimi dále pracovat. Lze tak lépe definovat návratnost investic.

Nově vznikající technologie a platformy dávají větší prostor pro kreativitu během plánování a vytvoření inovativních konceptů akcí. Přesto virtuální akce nemohou v mnoha aspektech zcela nahradit osobní kontakt, který nadále zůstává klíčový pro mnoho setkání a eventů. Jedná se však o nejšetrnější formu k životnímu prostředí.

Nechte se inspirovat lokálními inovativními řešeními

Kongresový průmysl se rapidně mění a na nové výzvy je třeba rychle reagovat. Nechte se při plánování Vaší akce inspirovat inovativními postupy pražských eventových dodavatelů.

Reference

Praha se dlouhodobě řadí mezi TOP 10 nejpopulárnějších kongresových destinací světa. V roce 2019 se v Praze uskutečnilo téměř 5 600 MICE akcí, který se zúčastnilo přes půl milionu osob.

26. ročník Generální konference Mezinárodní rady muzeí (ICOM) 2022

26. ročník Generální konference Mezinárodní rady muzeí (ICOM) 2022

Místo konání: Kongresové centrum Praha
Počet účastníků: 3 000

Kongres Evropské akademie alergie a klinické imunologie (EAACI) 2022

Kongres Evropské akademie alergie a klinické imunologie (EAACI) 2022

Místo konání: O2 universum
Počet účastníků: 7 500

ESGE Days 2022

ESGE Days 2022

Místo konání: Kongresové centrum Praha
Počet účastníků: 3 000

Světový kongres inteligentních systémů a robotů (IROS) 2021

Světový kongres inteligentních systémů a robotů (IROS) 2021

Místo konání: ONLINE
Počet účastníků: 2 200

Světový archeologický kongres (WAC) 2021

Světový archeologický kongres (WAC) 2021

Místo konání: ONLINE
Počet účastníků: 7 000

kongres Mezinárodní krystalografické unie (IUCr) 2021

kongres Mezinárodní krystalografické unie (IUCr) 2021

Místo konání: Kongresové centrum Praha + online
Počet účastníků: 1 700

Praha je ideální destinací pro konání vaší akce

V případě potřeby se na nás obraťte. Rádi vám se vším pomůžeme. Ozvěte se!

Plánování Vaší inovativní akce v Praze v několika krocích

Náš vyhledávač Vám na základě různých filtrů pomůže najít to správné místo a dodavatele služeb pro Vaši on-site, virtuální, hybridní či udržitelnou akci v Praze.

Nastavte si cookies do posledního drobečku

Na webu kongresové Prahy používáme soubory cookies, abychom vám mohli doporučit ten správný obsah šitý na míru vašim potřebám. Některé cookies jsou nezbytné pro základní fungování webu, ty ostatní máte plně ve vašich rukou. Pro potvrzení či nastavení ukládání cookies stačí kliknout na uvedené odkazy. O tom, jak s jednotlivými drobečky nakládáme si můžete přečíst zde.

Nastavení cookies

Zaškrtnutím určíte, které soubory cookies chcete povolit. Nastavení můžete kdykoliv změnit, některé funkce ovšem nemusí být později dostupné. Jak postupovat při mazání cookies najdete v nápovědě vašeho internetového prohlížeče.

Zjistěte více o souborech cookie, které používáme.

Technické cookies (vždy aktivní)
pouze nezbytné cookies zajišťující chod webu, neukládají se žádné vaše osobní identifikovatelné informace

Webová Analytika
abychom vám poskytli ty správné informace v ten správný čas a zbytečně jste u nás na webu nebloudili, používáme Google Analytics. Tento nástroj vykazuje pouze anonymní statistická data, na jejichž základě neustále vylepšujeme uživatelské prostředí webu

Marketing
na našem webu používáme též reklamní cookies, prostřednictvím kterých vám můžeme zobrazovat relevantní reklamy na základě informací o tom, jak náš web používáte


Nastavení cookies

Zaškrtnutím určíte, které soubory cookies chcete povolit. Nastavení můžete kdykoliv změnit, některé funkce ovšem nemusí být později dostupné. Jak postupovat při mazání cookies najdete v nápovědě vašeho internetového prohlížeče.

Zjistěte více o souborech cookie, které používáme.

Technické cookies (vždy aktivní)
pouze nezbytné cookies zajišťující chod webu, neukládají se žádné vaše osobní identifikovatelné informace/p>

Webová Analytika
abychom vám poskytli ty správné informace v ten správný čas a zbytečně jste u nás na webu nebloudili, používáme Google Analytics. Tento nástroj vykazuje pouze anonymní statistická data, na jejichž základě neustále vylepšujeme uživatelské prostředí webu

Marketing
na našem webu používáme též reklamní cookies, prostřednictvím kterých vám můžeme zobrazovat relevantní reklamy na základě informací o tom, jak náš web používáte